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Comment Transports Canada a eu recours à l’innovation, au travail d’équipeet à la technologie pour éviter qu’une crise imminente ne survienne.

En 1999, le secteur des ressources humaines de Transports Canada (TC) avait tiré la sonnette d’alarme. Étant donné les pressions convergentes que représentaient les départs en retraite, les démissions et la concurrence de la part du secteur privé, il y avait régulièrement des postes qui devenaient vacants dans le domaine de la réglementation et de l’inspection tant en marine qu’en aviation civile.

Nancy Simmons-Wright, gestionnaire du Centre de recrutement de R/I de Transports Canada, voit en quoi ce dernier a fait de la situation une affaire d’application des meilleures pratiques dont d’autres ministères peuvent tirer profit.

Après avoir réfléchi aux faits vécus en 1999, Nancy dit qu’il y avait deux grands problèmes. L’un d’eux était la démographie : un grand nombre d’inspecteurs techniques de Transports Canada étaient sur le point de prendre leur retraite. L’autre problème était la concurrence vigoureuse du secteur privé, qui faisait qu’il était plus difficile non seulement de recruter, mais aussi de maintenir en fonction le personnel actuel.

En partie à cause de ces pressions, la Commission de la fonction publique a élargi la délégation de Transports Canada en matière de dotation. Des études détaillées effectuées par les cadres hiérarchiques de TC ont révélé qu’il fallait une réponse intégrée à l’échelle du pays. En collaboration avec Ressources humaines, les cadres en question en ont mis une au point.

L’équipe a délaissé l’usage en faisant d’abord appel à un spécialiste du marketing commercial chargé d’aider à planifier la campagne publicitaire.

En se fondant sur les études de groupes de concertation et d’autres recherches, la direction de Transports Canada a lancé une campagne nationale de recrutement en décembre 1999. La stratégie comptait deux volets :

· Une campagne-éclair à l’échelle nationale, appuyée par toute une gamme de brochures et de feuillets d’information accrocheurs sur le recrutement. Pour mettre à l’épreuve le recrutement sur Internet, on offrait aux lecteurs, dans les annonces, le choix de présenter une demande en ligne en ayant recours au site Web du Ministère.

· La création d’un centre de recrutement comptant trois personnes chargées de coordonner l’acheminement des demandes en découlant afin de s’assurer que ces dernières répondaient aux exigences minimales avant de les envoyer aux gestionnaires et de communiquer avec les candidats à mesure que se déroulait le processus de sélection.

La campagne nationale s’est terminée juste avant Noël 1999, les annonces étant parues dans les grands journaux et, conformément aux conclusions d’études des médias, dans certaines revues techniques.

La réponse a été très surprenante et agréable à deux égards. L’un d’eux était le nombre des demandes. Transports Canada s’est soudain trouvé devant un ensemble de 4 200 demandes.

L’autre élément surprenant est que plus de la moitié des demandes est parvenue en ligne, événement aux répercussions importantes pour les stratèges du recrutement. « Cela nous a montré la puissance de l’Internet », dit Nancy Simmons-Wright.

Les gestionnaires aiment-ils les changements? Il y en a un qui en a tiré profit, c’est Don Sherritt, directeur de Maintenance et construction des aéronefs. Ce dernier dit que la campagne nationale s’est déroulée au bon moment. Son équipe de gestion et lui-même venaient justement d’établir une « norme nationale de compétences visant à moderniser les diverses normes d’une région à l’autre ».

Ce changement concordait bien avec la nouvelle stratégie de recrutement. Selon Don, « nos gestionnaires, partout au pays, peuvent désormais utiliser ces normes pour faire une recherche dans le répertoire national et choisir les meilleurs candidats ».

Il aime également l’effet des changements sur l’esprit d’équipe. « Lorsque vous faites collaborer les gestionnaires de tout le pays pour recruter les meilleurs candidats, vous avez une équipe. »

Merlin Preuss, directeur général, Aviation civile, résume en peu de mots son évaluation du recrutement électronique au Ministère… « Une véritable histoire de réussite ».

En se fondant sur cette expérience initiale du recrutement par voie électronique, Transports Canada n’a pas perdu de temps à faire de ce type de recrutement un élément permanent. Le centre de recrutement de TC comptant cinq membres est devenu le point central de ce nouveau genre de recrutement, sa mission étant de trouver et de fournir plus vite des cadres techniques ainsi que des moyens plus efficaces pour permettre aux gestionnaires de trouver des candidats qualifiés.

Depuis deux ans, les gestionnaires techniques de TC ont accès à un répertoire électronique de candidats éventuels. Grâce à la technologie d’avant-garde, les gestionnaires peuvent présélectionner des candidats en quelques minutes plutôt que sur plusieurs semaines.

La technologie avancée de Transports Canada a permis à ce dernier d’être l’un des premiers ministères à mener un concours entièrement électronique. En réponse à la nécessité de doubler, après le 11 septembre, ses effectifs existants d’inspecteurs de Sûreté et Préparatifs d’urgence, Transports Canada a reçu 9 000 demandes au cours de quelques semaines. Comme il ne s’agissait que de demandes électroniques, correspondant à la tâche particulière, la présélection n’a duré que quelques jours au lieu de quelques semaines.

À ce jour, Transports Canada a recruté 241 inspecteurs au moyen de son concours électronique. Cela n’a peut-être pas l’air exceptionnel, mais il ne faut pas oublier que ces personnes sont des ressources hautement qualifiées et très recherchées.

Après avoir fait face à un grave problème de recrutement de personnel de réglementation / d’inspection et compte tenu de l’optimisation des ressources (gestion du volume, fardeau réduit pour les gestionnaires, etc.), Transports Canada est maintenant en train de déterminer comment utiliser également ce système aux fins de dotation interne.


Finding People Faster

How Transport Canada used innovation, teamwork
and technology to stop a looming crisis in its tracks.

In 1999, the red lights were flashing on the human resources flight deck at Transport Canada (TC). Under the converging pressures of retirements, resignations and competition from the private sector, gaps had been opening steadily in the ranks of both marine and civil aviation regulatory and inspection personnel.

Nancy Simmons-Wright, Manager of Transport Canada’s R/I Recruitment Centre, sees the story of how Transport Canada turned the situation around as a best practices case from which other departments can profit.

Looking back at 1999, Nancy says, there were two main problems. One was demographic: a high proportion of Transport Canada’s technical inspectors where on the verge of retirement. The other factor was stiff competition from the private sector, making it more difficult not only to recruit but also to keep present staff on board.

Partly because of these pressures, the Public Service Commission broadened Transport Canada’s staffing delegation. Detailed studies by TC line managers showed the need for an integrated, Canada-wide response. In partnership with Human Resources, the line managers put one together.

In a break with past practice, the team’s opening move was to bring in a commercial marketing specialist to help plan the advertising campaign.

On the basis of focus group and other research, Transport Canada management launched a national recruiting campaign in December 1999. The strategy had two prongs:

· A nation-wide advertising blitz backed by an array of eye-catching recruiting brochures and information sheets. In a testing of the Internet waters, ads offered readers the option of applying on-line using the department’s website.

· Creation of a three-person recruiting centre to coordinate the resulting flow of applications, make sure they met minimum requirements before forwarding them to managers, and keeping in touch with applicants as the selection process unfolded.

The national ad campaign was rolled out just before Christmas 1999, in major newspapers and also, in line with media research findings, in selected technical journals.

The response produced two big surprises, both pleasant. The first was its size. Transport Canada suddenly found itself with an inventory of 4,200 applications.

The other surprise: more than half had come in on-line, a development with important implications for recruiting strategists. “It showed us the power of the Internet,” says Nancy Simmons-Wright.

How do managers like the changes? One who has made them work for him is Don Sherritt, Director of Aircraft Maintenance and Manufacturing. Sherritt says the timing of the national campaign was perfect. He and his management team had just developed a “national standard of competencies to modernize the various standards from region to region.”

This move meshed neatly with the new recruitment strategy. “Our managers across the country can now use these standards to reach into a national pool and pick out the best candidates.” Don says.

He also likes what the changes do for team spirit. “When you get managers working together across the country to recruit the best, that’s a team.”

Merlin Preuss, Director General Civil Aviation, sums up his assessment of the Department’s electronic recruitment succinctly… “A real success story”.

Based on this initial experience in electronic recruitment, Transport Canada lost no time in making it a permanent fixture. TC’s 5-member Recruitment Centre emerged as the focal point of this new type of recruiting, it’s mandate being to find and provide technical managers faster and more efficient means for managers to find qualified candidates.

For the past two years TC technical managers have had access to an electronic inventory for potential candidates. With sophisticated technology, managers can screen candidates in minutes rather than weeks.

Transport Canada’s advanced technology allowed it to be one of the first departments to run a fully electronic competition. In response to the post September 11, 2001 need to double its existing Security and Emergency Preparedness inspector workforce, Transport Canada received 9,000 applications over the course of a few weeks. Because these were all electronic applications, tailored to the specific job, the screening time was reduced to days, rather than weeks.

To date, Transport Canada has recruited 241 inspectors through its electronic process. This may not sound exceptional, but bear in mind that these are highly qualified, sought after people.

Having overcome a severe recruitment problem of its regulatory/inspection workforce, and recognizing the value for money (volume management, reduced burden on managers), Transport Canada is now determining how this system can be used for internal staffing purposes as well.

Updated 15/04/03